【わかりやすく<伝える>技術】うまく伝わらないのはなぜか?話し方のコツをつかんで相手に好印象を与える!(3)

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あなたは大丈夫?相手の時間を無駄に奪っていませんか?

回は多忙な相手に喜ばれる話し方についてご紹介します。

誰かに説明をするとき。相手の立場が上になればなるほど、相手はとても忙しいものです。短時間で説明できるスキルを身につけると、相手は少ない時間で効率よく情報を把握できるようになります。結果、自分に対して相手からの印象や評価を上げることができるのです。

話したいことはたくさんあっても、説明の冒頭では必ずいちばん大切なことを話すようにします。これなら仮に時間がなくなってしまっても影響が出ないので大丈夫!今日から「結局何が言いたいの?」「次の会議があるから今日は時間切れ!」と言われる状態から卒業しましょう!

分量ではなく価値が高いことから話す。

仕事のうえでの報告やプレゼンテーションでも、大事な要素から発表していけば、時間切れになったところで、いつでも止めることが可能になります。

送や新聞では、「記事は逆三角形に書け」と言われるそうです。逆三角形とは、分量ではなく、ニュースバリュー(価値)が大きなものから書けということです。具体的には下記のような順番になります。

  1. これからこういう話をしますね(地図;目的地の提示)
  2. 詳しくはこういうことです(詳細)
  3. それはこういう理由だからです(理由・原因)
  4. これからはこういうことになりそうです(見通し)
  5. ちなみにこんなこともありました(エピソード)

テレビでよく耳にするニュース原稿は、放送時間が足りなくなっても原稿の最後は削ってもいいように作られているそうです。たしかに最初に読み上げる部分だけでもまず何が起きたのかがわかります。聞き手としては冒頭の部分だけでぐっとひきこまれます。そのあとは聞き手側の「それで?」「なぜ?」「もっと詳細を知りたい」という疑問に対して、説明が続きます。仮に放送時間がなくなった場合に途中で止めても違和感が出ないようようになっているのです。このような視点でニュースを見てみるととても勉強になります。冒頭の読み上げ部分だけで視聴者が自分で聞くべきニュースを選別できるようになっているのです。

逆に言うと、最初の「地図」にはもっとも大切なことを入れなければいけません。出来事の全体像を理解すること。「ひと言で言うならどういうことだろう」と物事の本質を考えなければいけません。

「誰のために話すのか」「相手が知りたいこと・興味があることは何か?」「自分が本当に伝えたいことは何か?」このような視点で本質を理解することが大切です。これが自然とできるようになるためには常に意識しなければいけませんね。トレーニングあるのみです。

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