【わかりやすく<伝える>技術】うまく伝わらないのはなぜか?話し方のコツをつかんで相手に好印象を与える!(2)

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難しい話を延々とする人は結局内容を理解していない。

回は説明をする上で知っておくべき原則についてご紹介します。

私が若手メンバーから業務報告を受けるときのあるある話です。毎朝、その日の予定を報告してもらうのですが、いつもよくわからないのです。原因は、報告内容の情報量が多すぎる、話の構成が破茶目茶、といったことが挙げられます。最初のうちは理解できない私が悪いのかな?と少し悩みました。ですが、複数のメンバーを抱えている都合上、ひとりひとりの業務を細部に渡り面倒を見ることはできません。そして、いつまでも面倒を見ていては、本人のためにもなりません。心を鬼にして、話し方のアドバイスをしながらしばらく様子を見てみることにしました。

結果、回数を重ねるごとに情報量が増えていきました…。そして、私はあることに気づきました。多くの情報を持っているのに、気になった点について質問をすると、彼は何も答えられないのです。仕事をする理由は「依頼されたから」「気になったから」だけです。表面上は仕事をしていますが、いままさに手を動かしていることが「何のために」「誰のために」行っていることなのか意味を知ろうとしていなかったのです。本人もそれが問題であることに気づいていません。

本当に理解していればざっくり説明できる。

自分がそのことをよく知っていないと、わかりやすく説明できないのです。なまじ中途半端に知っていると、「あれも言わなければならない、この要素を落とすと正解ではない」と不安になり、ややこしい説明になってしまいがちです。出来事の全体像が理解できていれば、それぞれの要素の価値が評価できますから、大胆に切り落とすことも可能になるのです。

さにこの状態でした。彼は説明をするときに常に不安を抱えていました(表情によく現れていました)。「上手く伝わるだろうか?」このような不安が説明時の情報量を多くし、詰め込んだ結果、相手を混乱させ自分の評価を下げていたのです。

何を話すかではなくて、何を割愛するか、ということも大事なこと。全体像が頭に入っていますから、落とすべき要素を選択できるのです。

私自身は無意識のうちに割愛すべきことを選定していることに気づきました。「相手の知識レベル」「相手が知りたい情報レベル」このような基礎情報をもとに、たくさんある情報から必要なものだけを抜き出して伝えるようにしています。仮にあまり面識がない人と話す場合は、話を進める中で、相手の知識レベルなどを把握しながら、話す内容を適宜変更するようにしています。これだけで相手の印象はぐっとよくなると思いませんか?にも関わらず、会話のレベルを自分基準から下げようとしない人は多いものです。難しい話をしている人が魅力的とは限りません。難しい話を簡単にわかりやすく説明できる人こそ好感を持たれるのです。

話を割愛するかを決めるためには、話の全体像が頭に入っていなければいけません。私は、慣れ親しんだ仕事に関する話は簡単に省略できるのですが、知識がないこと(たとえば日々の学びをアウトプットしているブログ記事)に関しては、毎日どういったことを書くべきか悩んでしまいます。何かを学ぶときは、常に学びを誰かにわかりやすく伝えることを意識する。伝えることを意識すれば理解が深まる。誰かに何かを伝えるための原則として抑えておくべきポイントです。

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