【わかりやすく<伝える>技術】うまく伝わらないのはなぜか?話し方のコツをつかんで相手に好印象を与える!(1)

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目的もゴールも見えない会議は時間の無駄遣い。

回のテーマは人の振り見て我が振り直せシリーズ>話し方のコツをつかんで相手に好印象を与える!です。「上手く説明ができない」「説明がよくわからないと言われる」「会話中、相手がつまらなさそうにしている」こんなお悩みを持つ方、多いのではないでしょうか。話し方の基本をおさえるだけで相手から好印象を持ってもらえるようになります。「この人の話をもっと聞いてみたい」そう思ってもらえるための話し方のコツをご紹介します。

あるとき、私はプロジェクト内で開催される説明会に呼ばれました。新規システムに関する問い合わせが多いため、説明会を開催しますというものでした。参加者は、まだシステムに疎い若手メンバーから運用費などのお金のことを気にするマネージャーまで総勢20名。説明者はシステムを構築したYさんです。Yさんは説明を始めました。開始して、10分経った頃、嫌な予感がし始めました。説明会の目的も所要時間もゴールも見えないのです。システム自体の話、ベンダーと揉めた苦労話、お金の話…あらゆることを盛り込んでいます。こっそり寝ている人も出始めました…。参加者の大半は、説明が終わるのを今か今かと待っています。開始して30分。誰に何を伝えたかったのかよくわからぬまま終了しました。Yさんから「最後に質問ありますか?」…もちろん何も出ませんでした。

この説明会で20名✕30分=600分の時間を無駄に消費しました。人の振り見て我が振り直せ。プレゼンテーションに限らず、メンバーへ指示するとき、ブログ記事を書くとき、あらゆるシーンで、物事を適切に<伝える>技術は役に立ちます。ブログを書く中で<伝える力>不足を痛感していたことから、基礎を学び直してみようと思い立ちました。

【今回の選定図書】

わかりやすく<伝える>技術(著者:池上彰)

”わかりやすく”=池上彰さんのイメージが強いですよね。目指すは池上彰さんのような「そうだったのか!」と相手に思ってもらえるような説明ができるようになることです。

相手に「話の地図」を持たせる。

かの話を聞くときに私が冒頭で知りたいこと。「結論」「説明に必要な所要時間」「話の大枠」です。旅行に例えると、目的地なく向かうことはないですよね。そして、目的地までの所要時間もわからない、途中で公共機関の乗り換えが必要かどうかもわからないなんてありえません。これからどこに向かうのか?どれだけの時間がかかるのか?先に伝えることは大切です。

先ほど挙げた説明会では、開催者は参加者を目的地(システムの理解)へ連れて行かなければいけないのですが、目的地もルートも教えてもらえないミステリーツアーにしているようなものです。参加者は不安でたまりません。主催者より上の立場で発言できる人なら「どこ行くの?」という問いかけができますが、下の立場になると黙ってついていかざるを得ないのです。

私は、わかりやすい説明とは、相手に「地図を」渡すようなものだと考えています。説明のための「地図」。

説明をするときは相手に話の地図を持たせる。「これからこんな話をしますよ(目的地へ行きますよ)」と冒頭に伝えることで、相手は安心します。さらにどんなルートで所要時間はどのくらいかかるのかを加えることで、相手は自分が聞くに値する話なのだと理解できます。冒頭で膨大な情報量があるということがわかれば、今回はここにポイントを絞って話をしたい、といった交渉も可能です。

私は今までさまざまな人の説明を聞いてきましたが、このような話し方をする人は意外と少ないものです。わかりやすい説明をする人は少数派だからこそ、話し方を見直すだけで相手からの印象をぐっとよくすることができるのではないでしょうか。

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